Чеклисты

Добавить комментарий

В любой высокорисковой сфере деятельности, где ошибка может повлечь необратимые, катастрофические последствия, используется система чеклистов. Чеклист — это список действий, проверок, контрольных замеров, и тд, которые необходимо совершить предварительно.

На практике это означает: пилот самолета перед вылетом проверяет множество параметров и исправность систем, используя проверочный список; команда хирурга перед началом операции проверяет состояние приборов и наличие лекарственных препаратов; при выдаче кредита в банке проводится проверка наличия и правильности заполнения всех документов; перед выходом из порта капитан корабля проводит проверку всех навигационных систем, систем управления и окружение корабля.

Почему же в повседневной жизни, в бизнесе в момент принятия важных решений люди склонны недооценивать и пропускать “проверку систем, устройств и окружения” и себя самих с использованием условного формализованного чеклиста? На самом деле, конечно мы это делаем, но обычно на автомате — при выезде с парковки на автомобиле смотрим в зеркала и по сторонам, а при выходе из дома проверяем свет, выключение плиты, утюга и проч.  

Не менее важно внедрение системы чеклистов в работу финансового и операционного подразделений компании. Безусловно, большинство требуемых действий и проверок и так выполняется “на автомате”, иначе бизнес не работал бы. Тем не менее, важно провести систематизацию и описание таких процессов, отразить все требуемые шаги и ответственных в инструкции-чеклисте по каждой регулярно повторяемой деятельности, автоматизировать контрольные процедуры по мере возможности и необходимости. Это первостепенно для процессов, где возможны существенные риски для бизнеса — финансовые потери, репутационные последствия, экологические и прочие угрозы.

Как искать платеж

Добавить комментарий

Столкнувшись недавно с поиском перевода в долларах, затерявшегося на несколько месяцев то ли у банка-корреспондента, то ли у банка-получателя, то ли еще где-то, решил поделиться базовым набором действий в таких ситуациях. В данном случае речь про валютные международные платежи.

Поиск необходимо начинать с банка-отправителя. У него деньги могли застрять на уровне комплаенса, если ваш контрагент пропустил соответствующий запрос на подтверждающие документы. Если же средства все-таки покинули расчетный счет отправителя, то он должен запросить у своего банка форму MT103, которая будет подтверждением перевода, а также даст информацию, которая позволяет отслеживать платеж.

С этой формой получателю платежа стоит сходить в свой банк и попросить проверить поступление средств. Средства опять же могли не зачислять из-за проверки комплаенс-службы банка, а соответствующий запрос мог затеряться. Также из-за ошибки в реквизитах средства могли попасть на счет невыясненных поступлений (suspense account) до востребования. Если получатель платежа не объявляется, то перевод должны направить обратно, за минусом расходов на обработку платежа. Но в некоторых случаях средства могут и “зависнуть” — особенно, если это небольшой банк, где подобные операции обрабатываются вручную. 

Если получатель и его банк так и не обнаруживают перевода, то банк-отправитель по запросу своего клиента должен провести расследование (investigation), запросив подтверждение прохождения платежа по всем контрагентам в цепочке международных банков-корреспондентов (их может быть много). Где-то средства могли “зависнуть” по причинам комплаенс-проверки или опять же из-за операционных ошибок. 

MT103 содержит также так называемый GPI tracker — идентификационный номер или референс транзакции в сети SWIFT, по которому можно отследить прохождение перевода. Для этого есть онлайн-сервис SWIFT, который предоставляется банкам-участникам, в свою многие крупные банки встраивают этот функционал в онлайн-банкинг. Также есть независимые сервисы, которые предоставляют подобную услугу (https://trackmyswift.com/ и тп).

Эффективный фаундер

Добавить комментарий

Появилась дельная презентация от Google про эффективность фаундеров стартапов. По сути это методичка по мотивации и управлению руководителя технологической компании:

1) Минимизируй микроменеджмент

2) Обращайся с командой, как с добровольцами (глубокая мысль)

3) Принимай (и поощряй) несогласие

4) Предохраняй команду от расфокуса

5) Изучай, что делают твои коллеги по команде

6) Строго следуй договоренностям (держи слово)

7) Преодолевай разочарование (вдохновляй)

Стратегия переговоров

Добавить комментарий

Некоторое время назад мой коллега обратился ко мне с просьбой рассказать про стратегию работы клиентщика или менеджера по работе с партнерами. В этом направлении я проработал первую половину своей профессиональной жизни — более 10 лет. 

Поскольку я и так набросал пункты для него, то решил поделиться и в блоге — ведь финансовые менеджеры и директора выстраивают отношения с банками, аудиторами, различными сервис-провайдерами, а иногда даже с непосредственно коммерческими партнерами и клиентами своих компаний. 

Итак, по пунктам:

  1. Написать для себя ожидаемые цели. Несколько пунктов, которые хочешь достичь по результатам встречи (информация/данные, особые коммерческие условия, сближение и более неформальное общение, технические возможности и обязательства, итп).
  2. Составить план по встрече. Обычно импровизация хороша, но общее представление себе лучше составить заранее (когда и что хочешь обсудить, какие первостепенные темы, какие темы второстепенны, с чего начинать и что в каком порядке обсуждаешь).
  3. Выстроить неформальный контакт. Неплохо сначала пообщаться про хобби и увлечения, чтобы растопить человека на неформальное общение. Если сразу по делам начать, то вся встреча и дальнейшее общение может остаться в формальном русле.
  4. Определить цели и мотиваторы стороны по переговорам — конкретного человека, с которым общаешься. Надо понять какие у него KPI, чтобы помочь ему их реализовать и перевыполнить, соответственно получится совершенно легальная заинтересованность той стороны в твоем успехе.
  5. Определить стейкхолдеров. Спросить про команду, руководителей и подчиненных твоего визави, понять структуру, отношения и взаимозависимости в принятии решений относительно работы с тобой, а также нюансов, которые полезно знать для успешной работы с ними как долгосрочным партнером (про это тоже можно просто спросить). Выделение центров интересов и принятия решений с самого начала — это важное условие успеха выстраивания стратегии работы с партнером в b2b.
  6. Составить стратегию для себя и проекта. В принципе необходимо иметь в голове стратегию и план развития проекта и того, что потребуется от партнера на какой стадии хотя бы на год вперед. Необходимо обсудить внутри компании/проекта, а потом уже с партнером — кто когда и что ожидает и какие выгоды от сотрудничества будут у твоей компании и твоей стороны по переговорам. 
  7. Банально, но многие забывают, что для долгосрочных отношений необходимо выстраивать “win-win” стратегию (игра с положительным результатом по теории игр, или попросту “все выигрывают”) и опираться на нормальные человеческие отношения и сотрудничество, а не прожимать оппонента ради краткосрочного результата.

Партисипативность

Добавить комментарий

Есть распространенная точка зрения, что люди делятся на два типа — одни в крайней ситуации стараются совместно решить проблему, а вторые — начинают конфликтовать. 

Соответственно, первые, хорошие — за сотрудничество, а вторые, плохие — за соперничество и силовое решение ситуаций. Тут же вспоминается теория игр, что первое приводит к положительному результату для обеих сторон, второе — это игра с негативным общим результатом, в лучшем случае нулевым. 

Между тем, в некоторых ситуациях хорошо прослеживается, что сторонники первого подхода — это люди, которые находятся в более выгодной ситуации или позиции, соответственно имеют возможность и ресурсы договариваться. Более того, в этой ситуации они выступают с позиции “за диалог” именно потому, что уверены в решении ситуации в свою пользу.

Системы для FP&A

Добавить комментарий

Ранее я уже писал про визуализацию отчетности для управленческого учета, в связи с чем упоминал различные прикладные инструменты — от виртуозного использования Excel и Power Pivot c визуализацией и обработкой данных на уровне больших ERP, общепринятых для международных компаний любого уровня Power BI и Tableau, до появившихся сравнительно недавно многочисленных российских инструментов, наподобие Biplan, Analitic Workplace, Modus BI, Almaz BI, Infomaximum, Финтабло. Последние направлены в большей степени на удовлетворение потребностей малого и реже среднего бизнеса.

Следует отметить, что в случае применения Excel “на стероидах” Power Pivot остается большая проблема многочисленных ручных операций и, в конце концов, ограниченности в обработке больших массивов данных — система просто не справляется. Тем не менее, именно на этой паре надо начинать автоматизацию в любой компании — просто, чтобы обкатать процессы. 

Среди российских систем для организации финансового планирования и анализа (FP&A) безусловно стоит отметить БИТ-Финанс на базе 1С и облачный Финансист. На мой взгляд, это лидеры рынка в своих сегментах. 

На написание этой заметки меня сподвигнул небольшой и не очень подробный, но все-таки отчет The Finance Weekly по международным системам FP&A для средних по большей части компаний — с количеством пользователей до нескольких тысяч человек. Привожу из него картинку с аналитикой в качестве иллюстрации, она сравнительно подробна, но для заинтересованных далее выкладываю сам отчет (только в телеграм — https://t.me/cfodd). В нем перечислены и проранжированы системы Anaplan (который, как сообщают очевидцы, чрезвычайно сложен во внедрении), Datarails, Workday, Jedox, Board, Prophix. 

Тут не могу не упомянуть, что финансовая отчетность и анализ в достаточно приемлемом для нефинансового (ординарного) корпоративного пользователя виде сравнительно быстро и легко (и недорого) собирается в MyDBR и SuperSet. Особенно они удобны для начинающих и средних технологических компаний, поскольку там все данные априори оцифрованы и организованы в цифровых хранилищах информации, что позволяет легко формировать отчетность по операционным и финансовым показателям уже в MyDBR и SuperSet. Конечно, вы не обойдетесь без обмена данными с финансовой системой, поскольку она является поставщиком информации по выручке и расходам с необходимыми для систематизации аналитиками.  

ChatGPT

Добавить комментарий

Бурное развитие нейронных сетей и инструментов на их основе в течение последних лет вроде бы давали основание предполагать серьезные успехи в ближайшем будущем. Тем не менее, абсолютно новый уровень прикладного использования нейросети ChatGPT в начале года удивили и действительно убедили нас в огромных возможностях применения помощников на основе искусственного интеллекта во всех отраслях жизни и бизнеса. 

Думаю, в течение пяти-десяти лет очень многие рутинные, а также условно творческие, но поддающиеся сложной стандартизации, задачи операционной составляющей бизнеса, в частности — в управлении финансами, перейдут от людей к программам-нейросетям, интегрированным в привычные нам визуальные интерфейсы и оборудование. 

Могу предположить, что даже составление финансовых моделей и большая часть задач по финансовому планированию и анализу будет выполняться нейросетевыми помощниками. Аналогично, бухгалтерия и управленческий учет значительно перейдут под обработку самообучающихся специализированных нейросетей, встроенных в бухгалтерское ПО. Подготовка платежных календарей и формирование документов на оплату — все это также будет автоматизировано. Даже рутинное взаимодействие с контрагентами можно будет передать помощникам на базе искусственного интеллекта. 

На долю сотрудников-людей останется ведение переговоров, мониторинг процессов по контрольным точкам, авторизация операций, разработка стратегии, и безусловно — постановка целей (те же OKR), лидерство и мотивация коллектива. Скорее всего, такая автоматизация и замещение людей искусственным интеллектом приведет к высвобождению очень большого количества специалистов — наверное, до 90% в некоторых подразделениях. Мы готовились к этому, обсуждали теоретические последствия, а теперь, очевидно, некогда ждать — надо внедрять. 

Recession Ebook

Добавить комментарий

Создатели Recession Ebook для CFO рекомендуют следующие действия: 

1) Разумное сокращение персонала (с учетом не только краткосрочных, но и отложенных эффектов и стратегии компании на 3-5 лет).

Сокращать с демотивационными последствиями для коллектива, выплатами многомесячных компенсаций, чтобы снова нанимать через полгода-год — далеко не лучшее решение в кризис. Но трезво посмотреть на то, все ли на своих местах и нет ли дублирующих функций — это полезно не только во время рецессии.

2) Оптимизацию подписок и сторонних сервисов. 

Тут я рекомендую назначать ответственного за каждую подписку и строго спрашивать за оптимальность набора используемых сервисов и лицензий. Конечно, должен быть перекрестный контроль руководителем финансового отдела или FP&A и CFO.

3) Сценарное планирование и фокус на FP&A.

Всегда полезно, особенно если делать это ежемесячно в рамках скользящего бюджетирования.

Добыча

Добавить комментарий

Возвращаясь к рекомендациям книг, сегодня хочу представить без преувеличения фундаментальный исторический труд: Дэниел Ергин “Добыча. Всемирная история борьбы за нефть, деньги и власть”. При всей своей основательности написана книга очень живым и увлекательным языком и лично мной читается как роман.

Это книга, описывающая историю нефти, геополитики и риал политики в борьбе за ресурсы, с подробностями взлетов и падений как не особенно публичных, так и знакомых всем личностей, а также детального разбора таких событий, как Иранская революция или роль нефти в Уотергейтском скандале, приведшем к отставке Ричарда Никсона.   

Ергин подробно проходит через историю второй половины 19-го, всего 20-го века, начала текущего столетия — рассматривая мировые события и экономику, ключевую роль в которых без сомнения играла нефть. Отголоски этих событий и продолжение историй мы видим уже в текущей геополитике и мировой экономике, что делает книгу не просто интересной, но безусловно полезной к прочтению.

Сервисный подход

Добавить комментарий

Очень непросто перевести компанию на рельсы постановки целей и мотивации через OKR, особенно — если до этого она всегда была сугубо традиционной и линейно-функциональной по структуре и подходу в управлении. 

Полезно подойти со стороны предпринимательского начала — внедрять рыночные механизмы в работу всех без исключения подразделений. Задача состоит в том, чтобы включить сервисный подход (его еще называют “платформенный”) в работу внутренних сервисов, да и вообще максимально всех подразделений. 

Сервисный подход заключается в том, что каждое подразделение начинает считать свою себестоимость и оценивать доход исходя из рыночных тарифов (за час работы, за приведённый лид, за дизайн, за тесты, и тд). Для этого каждому подразделению надо дать свой отчет о прибылях и убытках показывать ключевые показатели деятельности, желательно в реальном времени, но можно и раз в месяц.

Очень важно, чтобы и внутренний клиент также отвечал за эффективный расход ресурсов — например, обработку входящих лидов. Если внутренний рекрутер будет приводить качественные контакты — потенциальных сотрудников, а руководители подразделений не будут их вовремя обрабатывать со своей стороны — это приведет к демотивации сервисной службы. 

Естественно, необходима постоянная оценка качества услуг, возврата клиентов, конкурентоспособности сервисов и внутренних продуктов. Надо внедрять внутреннюю оценку качества клиентского сервиса и возврата клиента — NPS (net promoters score).

Также, надо понимать, что это не будет работать, если у участников процесса не будет возможности нанимать сторонних поставщиков, проводить тендеры между внутренним и внешними поставщиками. Клиентоцентричность и свобода выбора, тендерная основа определения подрядчика необходима по всей вертикали и горизонтали организации.