Архив метки: управление

Стратегия переговоров

Некоторое время назад мой коллега обратился ко мне с просьбой рассказать про стратегию работы клиентщика или менеджера по работе с партнерами. В этом направлении я проработал первую половину своей профессиональной жизни — более 10 лет. 

Поскольку я и так набросал пункты для него, то решил поделиться и в блоге — ведь финансовые менеджеры и директора выстраивают отношения с банками, аудиторами, различными сервис-провайдерами, а иногда даже с непосредственно коммерческими партнерами и клиентами своих компаний. 

Итак, по пунктам:

  1. Написать для себя ожидаемые цели. Несколько пунктов, которые хочешь достичь по результатам встречи (информация/данные, особые коммерческие условия, сближение и более неформальное общение, технические возможности и обязательства, итп).
  2. Составить план по встрече. Обычно импровизация хороша, но общее представление себе лучше составить заранее (когда и что хочешь обсудить, какие первостепенные темы, какие темы второстепенны, с чего начинать и что в каком порядке обсуждаешь).
  3. Выстроить неформальный контакт. Неплохо сначала пообщаться про хобби и увлечения, чтобы растопить человека на неформальное общение. Если сразу по делам начать, то вся встреча и дальнейшее общение может остаться в формальном русле.
  4. Определить цели и мотиваторы стороны по переговорам — конкретного человека, с которым общаешься. Надо понять какие у него KPI, чтобы помочь ему их реализовать и перевыполнить, соответственно получится совершенно легальная заинтересованность той стороны в твоем успехе.
  5. Определить стейкхолдеров. Спросить про команду, руководителей и подчиненных твоего визави, понять структуру, отношения и взаимозависимости в принятии решений относительно работы с тобой, а также нюансов, которые полезно знать для успешной работы с ними как долгосрочным партнером (про это тоже можно просто спросить). Выделение центров интересов и принятия решений с самого начала — это важное условие успеха выстраивания стратегии работы с партнером в b2b.
  6. Составить стратегию для себя и проекта. В принципе необходимо иметь в голове стратегию и план развития проекта и того, что потребуется от партнера на какой стадии хотя бы на год вперед. Необходимо обсудить внутри компании/проекта, а потом уже с партнером — кто когда и что ожидает и какие выгоды от сотрудничества будут у твоей компании и твоей стороны по переговорам. 
  7. Банально, но многие забывают, что для долгосрочных отношений необходимо выстраивать “win-win” стратегию (игра с положительным результатом по теории игр, или попросту “все выигрывают”) и опираться на нормальные человеческие отношения и сотрудничество, а не прожимать оппонента ради краткосрочного результата.

Партисипативность

Есть распространенная точка зрения, что люди делятся на два типа — одни в крайней ситуации стараются совместно решить проблему, а вторые — начинают конфликтовать. 

Соответственно, первые, хорошие — за сотрудничество, а вторые, плохие — за соперничество и силовое решение ситуаций. Тут же вспоминается теория игр, что первое приводит к положительному результату для обеих сторон, второе — это игра с негативным общим результатом, в лучшем случае нулевым. 

Между тем, в некоторых ситуациях хорошо прослеживается, что сторонники первого подхода — это люди, которые находятся в более выгодной ситуации или позиции, соответственно имеют возможность и ресурсы договариваться. Более того, в этой ситуации они выступают с позиции “за диалог” именно потому, что уверены в решении ситуации в свою пользу.

Динамическое планирование

Современный мир слишком динамичен для долгосрочных планов. Мы не можем предсказать, что будет через месяц, поэтому планировать на год или, тем более, несколько лет как минимум бесполезно, а то и вредно. Наверное, вы слышали подобное, а возможно даже сами уже являетесь сторонником гибкого управления, а вместе с ним и гибкого планирования.

В мире, где последние несколько лет слишком часто прилетают “черные лебеди”, становится очень сложно централизованно с какой-то более ли менее приемлемой достоверностью планировать будущее, строить прогнозы. Это верно, но верно лишь отчасти. Мы действительно проходим через периоды экономической и геополитической нестабильности вкупе с невозможным еще пятьдесят лет назад прогрессом в технологиях, накоплении и обработки информации.

С одной стороны все невероятно ускорилось и усложнилось, с другой — люди, как центральное звено в принятии и обработке поступающей информации, оказались совершенно не готовы физически и психо-эмоционально настолько же быстро развиваться. В этой связи современный руководитель похож на обычного водителя автомобиля, которого посадили в болид Формулы-1 без необходимой подготовки. Скорее тут даже другое сравнение напрашивается — этот водитель обычного авто попал в кресло пилота летящего в воздухе военного сверхзвукового самолета.

В этот момент, чтобы не разбиться, нашему новому пилоту требуется очень быстро сориентироваться. Надо понять какие данные необходимы именно в этот момент, молниеносно отфильтровать общий поток поступающей информации, соответственно используя только те приборы, которые в данный момент необходимы, не распыляясь на второстепенные и данные от них. Да и в конце концов надо же понять, что это за момент такой, в чем его главная угроза и соответственно какие задачи действительно приоритетны.

В этом новом для всех для нас мире все равно надо планировать, строить прогнозы, бюджетировать и закладываться на будущее. Иначе, без системного подхода, без фильтрации гиперпотока информации, без определения важного, и вслед за тем, без планирования целей и выстраивания мотивации их достижения коллективом — без всего этого не получится организовать созидательную долгосрочную деятельность. Без разумного системного подхода к прогнозированию и планированию не построить и развить, не провести через все кризисы взросления бизнес. А именно этим мы и занимаемся.

Тут мы подходим к концепции планирования будущего, организации мотивации коллектива на основе здорового стремления к достижениям и саморазвитию, создания нового и преодоления ограничений, как глобальных внешних, так внутриорганизационных. А главное — мы все это делаем для преодоления собственных страхов и ограничений, для возможности посмотреть в зеркало однажды через много лет и сказать себе, что сделал это несмотря ни на что и ни на кого. Верил, учился, стремился, добивался.

Именно такая концепция самомотивации, организационного целеполагания, гибкого планирования и бюджетирования составляет предмет моего интереса, ей я хочу поделиться с вами. В ближайшее время, наравне с более внимательным взглядом на отдельные процессы внутренних контролей, мы рассмотрим основные принципы, техники и механизмы подготовки себя, организации и процессов к гибкому, адаптивному бюджетированию в новом стремительно меняющейся бизнес-среде.

Разумная бюрократизация

Как понять, когда следует переходить от управления на основе здравого смысла, ситуативного разрешения управленческих вопросов ad hoc, по необходимости, к построению регулярного управления на основе политик. 

С одной стороны, все развивающиеся, амбициозные компании стремятся быть современными в глазах сотрудников и инвесторов. Помимо следования актуальным международным повесткам, наподобие ESG, это проявляется в минимизации правил и политик. По крайней мере в нашей стране именно по бюрократичности компании потенциальные сотрудники судят о ее современности и соответственно привлекательности как работодателя. 

Между тем, любая крупная компания (а по большому счету — любое крупное объединение людей для достижения общих целей) не может сохранять устойчивость в долгосрочной перспективе, если не станет внедрять регулярное управление на основе регламентированных, описанных процессов. Почему так происходит, почему нельзя строить работу только на основе здравого ситуативного управления?

С ростом бизнеса усложняются и ускоряются процессы, а цена ошибки драматически возрастает. В таких условиях ситуативное управление на основе здравого смысла будет отнимать все больше ресурсов менеджмента и сотрудников, постепенно, но неуклонно снижая эффективность компании. 

Соответственно, дальше это приводит к противоположному от запланированного эффекта. Ведь когда компания, ее менеджмент и акционеры, стремясь к гибкости и дебюрократизации процессов, избегали внедрять процедуры, создавать чек-листы, создавать контрольную среду — они рассчитывали как раз на рост управляемости и конкурентоспособности компании, и в итоге, как следствие — на стратегическое, кратное увеличение стоимости бизнеса в перспективе. В результате, система управления не справляется со возрастающей сложностью операций, не соответствует вызовам ускоряющихся изменений внешней среды — и это очень часто приводит к потере конкурентных позиций или даже разрушению компании.

Как и везде в реальной жизни, тут нет одного подходящего всем и всегда проверенного рецепта. На этапе стартапа и команды от нескольких до 20-30 сотрудников формализация процессов будет мешать — руководители могут решать ситуации по мере их возникновения, все процессы и сотрудники на виду. Более того, в случае стартапа — компании на стадии поиска конкурентоспособной бизнес-модели — регламентация только навредит, поскольку помешает быстро находить и проверять гипотезы, много ошибаться и эффективно учиться на своих ошибках.

После нахождения своей модели бизнеса компания должна инвестировать ресурсы в рост, развитие продукта и укрепление конкурентного преимущества. Вот в этот период руководству компании важно не упустить момент, когда требуется внедрять базовые контрольные процессы для эффективного расходования средств, предотвращения мошенничества клиентов и контрагентов (сотрудники еще, как правило, в зоне непосредственного внимания основателей), оценки возврата на маркетинговые и продуктовые инвестиции.

Как правило, именно на этапе бурного роста руководители не успевают перестроиться и внедрить управленческий учет и начать формализовывать ключевые бизнес-процессы. Корпоративная культура компании, еще недавно бывшей стартапом, сопротивляется даже минимальной бюрократизации. В этих условиях менеджменту важно проявлять настойчивость и регулярно проводить анализ операционных процессов на предмет внедрения контрольных точек и разумной автоматизации с регулярной подготовкой управленческой отчетности.

Новые задачи CFO

Сейчас замечательное время для финансового директора: кризис и слом прежних парадигм — переход на удаленную работу, ускоренное внедрение цифровых сервисов в ежедневные операции, повышенное внимание к операционной деятельности со стороны акционеров, новые требования к прозрачности операций, нестабильность финансовых рынков, в том числе из-за повышения политической волатильности — ставит не только вызовы, но предоставляет значительные возможности для проактивных современных специалистов.

Финансовый директор в кризис становится полноправным партнером генерального директора, не только снимая с него операционные задачи, но также принимая под личный контроль ряд стратегических вопросов, которые традиционно вели первые лица компании. 

Это вопросы обеспечения безопасности и непрерывности операций:

  • работа офиса и производства, безопасность сотрудников в пандемию, обеспечение удаленной работу; 
  • сохранение операционной ликвидности через прямое управление отношениями с ключевыми контрагентами, поиск новых или нестандартных источников финансирования операций; 
  • повышение информированности советов директоров и акционеров, обеспечение онлайн-отчетности по ключевым операционным метрикам и финансовым показателям, а также по моделированию сценариев развития; 
  • управление рисками в условиях тотальной прозрачности всех операций из-за цифровизации налогового учета и ввода обязательной маркировки товаров;
  • предвидение изменений в регулировании отрасли (в том числе — из-за цифровизации государственных услуг), подготовка запасных планов на случай пересмотра соглашений об избежании двойного налогообложения, введению новых санкций и ограничений — 

Все это вводится в первоочередные обязанности CFO. Финансовый директор принимает на себя функции исполнительного/операционного директора, по сути — #2 в компании.

Это далеко не полный перечень вызовов, требующий нового стратегического подхода, широкого взгляда, умения удаленно выбирать людей и доверять им, ежедневного самообучения и создания условий для развития сотрудников. Удаленная работа и управление распределенной командой заставляет финансиста превратиться из директора в ментора, смещает акценты в управлении с директивного менеджмента и контроля на индивидуальное развитие и стратегическое делегирование.

Для управления личными рисками важно научиться предвидеть не только отраслевые тенденции и макроэкономические тренды, но и, например, будущие изменения в повестке проверяющих органов. Ведь сегодняшние решения финансового директора, продиктованные кризисом и поиском ликвидности, могут быть радикально переоценены внутренними и внешними аудиторами и регулирующими органами через год-два.

Холакратия

Когда компании правильно задумываться о переходе с понятийных процессов на формализованные? Какое количество связей в самоорганизующейся организации начинает подавлять качество и неконтролируемо растить риски? 

Раздумывая над минимальным числом сотрудников для перехода от понятийной системы устных согласований к процессному подходу (хотя бы через переписку по электронной почте или в мессенджере), и далее — к алгоритмизации и автоматизации на базе внутренней CRM/ERP систем, я логично перешел в размышлениях со стадии развития организации на анализ стиля управления. 

Формализация и алгоритмизация процессов (того же согласования договоров или платежей) с ростом компании часто воспринимается как “бюрократизация”, в соответствующем негативном ключе. Звучат жалобы и проводятся эмоциональные комментарии-сравнения с “отсталыми” компаниями из традиционных отраслей в противовес современной “живой” технологической организации: “Все теперь не так, как раньше. Тогда мы работали в одной комнате (на одном этаже), не было такой бюрократии…” 

В пользу сохранения понятийного, холакратического подхода в организации процессов даже приводят пример организации (скорее — самоорганизации) дорожного движения в странах Азии. Кто бывал в Мумбае или Ханое знают, что это огромный поток транспорта, водители в котором руководствуются больше не правилами дорожного движения, а понятиями и здравым смыслом. При этом мало кто знает, что понятийная система организации жизни, и в частности дорожного движения, в той же Индии эффективно работает в силу внутреннего контроля комьюнити, взаимного социального надзора. В случае [само]организации дорожного движения это реализуется в банальный самосуд на дороге в случае аварии с тяжелыми последствиями — виновника ДТП прохожие могут просто физически покалечить или даже убить прямо на месте. “Толпа разрывает человека на куски” — совсем не фигура речи и не преувеличение в данном случае. А теперь вспомните житейские примеры самоорганизации комьюнити в странах бывшего СССР, в той же России. Вспомните свой подъезд из детства — сломанные почтовые ящики, изрисованные стены, испорченные кнопки в лифтах… Или даже не будем уходить в воспоминания 80-90-х годов, вспомните как самоорганизуется ваше комьюнити жильцов дома или подъезда по непосредственно их касающимся вопросам смены управляющей компании, установки шлагбаума, сбора денег на косметический ремонт. То-то же. Люди у нас часто апатичны, недальновидны в отношении вопросов за порогом их квартиры, самоорганизация и личная ответственность на очень низком уровне, а взаимный контроль в рамках комьюнити минимален. 

Поэтому в наших условиях формализуйте, внедряйте контроль, автоматизируйте финансово значимые операционные процессы как можно раньше — по достижении 20-30 человек в компании, не дожидайтесь роста штата до 100-150 человек. Чем дальше, тем противодействие осложняющим жизнь новациям будет существенно выше, а внутренний саботаж — значительнее и сложнее пресекаем.

Agile ч.II

Что год назад знали про agile-подход в большинстве компаний? Иногда подшучивали между собой на конференциях, слушая финансистов цифровых компаний и всяких модных консультантов. 

В эру COVID-19 бизнесы прошли через естественный отбор кризиса и форс-мажорных обстоятельств, хоть и не признанных таковыми. Познав и внедрив agile в процессы (даже иногда не успев осознать, что это был тот самый agile), все поневоле стали более распределенными, цифровыми, гибкими. Дальше продолжится естественный отбор уже среди оставшихся — дальнейшая борьба за выживание, да на схлопнувшихся рынках.

В этих условиях финансовые директора уже не только цифровых компаний учатся бюджетировать и планировать по-agile. Ведь за год пришлось провести несколько ребюджетов — то срочно урезать прогнозы и расходы в марте-апреле в предапокалиптическом угаре, то выдохнув и спохватившись к июню снова перебюджетироваться с более оптимистичным расчетом до конца года, то вновь осознать иллюзорность предсказанного восстановления. Теперь же наконец, в процессе очередного годового бюджетирования, задуматься о необходимости постепенного перемещения в за грани добра и зла — в beyond budgeting. Делать это лучше через промежуточный rolling budgeting. 

Если концепция beyond budgeting совсем эфемерна — как попадание в нирвану, то переход на скользящее бюджетирование (rolling budgeting) значительно практичнее и реализуется в течение нескольких тестовых итераций. Это планирование на квартал или год вперед с регулярным, как правило ежемесячным, уточнением плана исходя из текущей внешней и внутренней ситуации и данных по закрытому периоду. В этой ситуации ответственность максимально передается на уровень инициаторов расходов, согласование разумно вести от существенной суммы, все прочее — на финансовом контроле постфактум.

На итерацию лучше брать месяц, с горизонтом планирования на три, некоторые компании прогнозируют на 12 месяцев. За несколько итераций вполне можно приучить менеджеров и сотрудников финансовой службы к новому подходу в бюджетировании. Главное, что нет необходимости недопланировать выручку и перезакладываться в расходах — ведь следует попасть в БДР с минимальными отклонениями, а не перевыполнить KPI. Тут недалеко и до внедрения целеполагания по OKRs.

Когда все построено

Вы долго работали и наконец-то внедрили управленческий учет, наладили процессы согласований, бюджетирование, финансовый контроль за активами и пассивами. Научились находить, мотивировать и удерживать сильных специалистов. Что дальше? 

Что остается делать финансовому директору, когда все участки закрыты толковыми специалистами, процессы автоматизированы, риски мониторятся, а активы и пассивы под контролем.

Как говорят старшие товарищи: “Разбираться с кризисами. Кризисные ситуации будут регулярно возникать, а их разрешение — прямая и не делегируемая задача руководителя”. 

Очевидно, кризисы это не только из серии “пандемия, закрытие на карантин”, но постоянные внутренние и внешние угрозы, с которыми надо бороться. Долгосрочное предсказание кризисов, как и в метеорологии — несмотря на суперкомпьютеры, облачные технологии и ИИ — практически пока нереализуемо. Как и погодные явления, кризисные ситуации в бизнесе возникают непредсказуемо в силу очень многих неуправляемых и взаимно влияющих явлений. Это не удастся полностью вылечить стандартизацией и автоматизацией процессов. 

Также, помимо ежедневных задач по финансам и управлении финансовыми процессами и командой, финансовый директор входит в команду генерального — команду топ-менеджеров. А эта команда отвечает за развитие компании — за постановку стратегии, ее оцифровку и движение по контрольным точкам к 5-10 летним горизонтам. Там точно есть чем заняться.

[Не]демотивация

Журнал “Финансовый директор” попросил дать комментарий в рамках подготовки статьи “Как правильно разбирать ошибки с сотрудниками, чтобы не демотивировать”. Набросал несколько пунктов. Все было отработано и внедрено в Достависте, теперь внедряем в Сравни.ру.

  • 1-1 еженедельные беседы по часу с прямыми подчиненными (руководителями групп/отделов).
  • Система OKRs с трекингом и командным обсуждением раз в 2 недели. 
  • Система ретроспективных встреч (Retro) с командами (казначейство, бухгалтерия, FP&A, автоматизация процессов, итп) раз в квартал. 
  • Система выездных мероприятий для финансовой службы для тимбилдинга и синхронизации команд раз в квартал. 
  • 360-оценка сотрудник-руководитель-CFO раз в год. 
  • Найм коуча для индивидуальной работы с руководителями групп/отделов по необходимости.

Культурный код

Полезная статья (видимо, и книга) про культурные особенности в контексте управления международными командами. 

Как проживший длительное время в Нидерландах, могу подтвердить, что особенности взаимодействия голландцев подмечены верно.

А еще, вспомнил, что в студенческое время на предмете “Психология управления” нам рассказывали практически то же самое, но двадцатилетние студенты не обладали достаточным жизненным опытом для внимательного восприятия и анализа этой невероятно полезной для будущей карьеры информации.

Добавляю “The Culture Map” в шортлист к прочтению.