Как уже упоминалось в прошлой публикации в рамках управленческого учета существует три уровня учета и соответственно отчетности: операционная, учетная, управленческая. Первая — для отражения всех фактов хозяйственной деятельности, вторая — для формализации и сбора базовой отчетности, третья — уже система BI-отчетов для пользователей, которые принимают решения на основе данных управленческого учета.
Давайте определим, какой периметр управленческого учета вам необходим и почему это важно сделать именно сейчас — после построения справочника учета и анализа целей, задач и особенностей стейкхолдеров. Если вы правильно прошли по предыдущему этапу — провели интервью с ключевыми участниками процессов на всех трех уровнях учета, собрали индивидуальный портрет состояния учета и потребностей компании — значит на этом этапе у вас уже есть достаточно полная картина и понимание ожиданий участников, пользователей и заказчиков управленческого учета.
На данном этапе вам необходимо сформировать периметр учета — какие задачи будет решать ваша в той или иной степени автоматизированная система управленческого учета, кого вы хотите и готовы допустить в нее, какие процессы вы можете объединить в контуре автоматизации. По понятным причинам безопасности, масштабируемости и удобства желательно избегать лоскутной автоматизации через различные несвязанные инструменты-системы, поэтому мы стремимся делать все максимально в рамках единой системы.
Например, вы можете ограничиться только созданием и хранением финансовых документов по продажам и затратам, а можете добавить в систему согласование и хранение юридических документов. Согласование юридических документов важно увязать с проведением платежей, а их в свою очередь было бы правильно сравнивать с согласованными бюджетами, проводить план-фактный анализ.
В планировании вы можете остановиться на краткосрочных — до года — планах в рамках единой системы управленческого учета и отчетности, а можете добавить среднесрочные (до 3 лет) и стратегические долгосрочные прогнозы (5-7 лет), анализировать влияние закрытого месяца на реализацию ключевых метрик долгосрочного планирования. Блок планирования и анализа разумно дополнить краткосрочной и долгосрочной мотивацией персонала, анализом как количественных, так и качественных показателей, предусмотреть систему грейдов и регулярную оценку персонала.
Безусловно важно предусмотреть адаптивность системы с учетом развития бизнеса, появления новых требований к учету. Например, может потребоваться МСФО на отдельных компаниях группы, консолидированная отчетность или даже аудиты по PCAOB. Система должна поддерживать возможности появления дополнительных групп пользователей, в то числе — внешних, ужесточения требований к срокам подготовки отчетности, ее глубине, адаптивности, индивидуальной настраиваемости под различные группы пользователей, появление новых систем и необходимости организации обмена данными и взаимных автоматических сверок.
На этом этапе важно проанализировать и постараться все предусмотреть, поскольку именно сейчас вы закладываете параметры производительности системы, ограничения и потенциальную гибкость на перспективу с учетом развития бизнеса, развития круга пользователей системы, появления новых продуктов и расширения географии. И конечно же сейчас менеджер проекта уже выбрал или же начинает поиск подходящей системы для автоматизации учета, рассчитывает ресурсы и дает определенные обязательства сотрудникам, коллегам, менеджменту, акционерам, инвесторам.
Также на этом этапе надо выработать план проекта, выделить приоритетные задачи, организовать и описать их по этапам работ, составить амбициозные, но вместе с тем реальные и реализуемые планы, получить под них ответные четкие обязательства коллег и заказчиков.